PPM: o que é, o que apresentar e como conduzir a reunião de pré-produção

A PPM (Pre-Production Meeting, ou reunião de pré-produção) é a reunião em que a produtora apresenta ao cliente — e à agência, quando há uma — tudo o que foi planejado para o filme antes de a câmera ligar: tratamento, referências, casting, locações, arte, cronograma. É o último momento em que mudar algo é barato. Depois da PPM, cada alteração custa diária, cachê e prazo.

Por isso a regra de ouro: da PPM todo mundo sai com decisões tomadas e registradas. PPM que termina em "depois a gente confirma" não terminou.

Quando a PPM acontece

Entre a aprovação do orçamento e a diária de filmagem — idealmente com folga de alguns dias, para que ajustes pedidos na reunião ainda caibam no cronograma. Em jobs publicitários com agência, é praxe haver uma pré-PPM interna (produtora + agência alinham o material) antes da PPM com o cliente final.

O que vai no deck da PPM

1. Abertura: job, cliente, produto, data da reunião, quem está presente e o objetivo do filme em uma frase. Parece burocrático, mas ancora a conversa: toda decisão da reunião deve servir a esse objetivo.

2. Roteiro e tratamento: o roteiro aprovado e o tratamento do diretor — como o filme vai contar essa história: tom, ritmo, decupagem por cenas. Se houver storyboard ou shooting board, é aqui que ele entra.

3. Referências: frames, filmes e paletas que mostram fotografia, luz e clima. Referência boa evita a frase mais cara do audiovisual: "não era nada disso que eu imaginei".

4. Casting: opções de elenco por personagem, com fotos e vídeos de teste. Leve sempre mais de uma opção por papel e uma recomendação da direção — cliente decide melhor escolhendo entre caminhos do que aprovando um único nome.

5. Locações: fotos das locações escolhidas (e alternativas), com observações práticas: luz ao longo do dia, som, logística, plano B de externa.

6. Arte, figurino e produto: direção de arte, objetos de cena, figurino por personagem e — em publicidade — o tratamento do produto: embalagem, versão, como aparece em cena. É o slide que mais gera comentário do cliente; melhor que seja na PPM do que no set.

7. Técnica: equipamento de câmera e luz relevante para o resultado (formato, proporção de tela, se haverá drone, steady, slow motion). Sem tecnicidade excessiva — o cliente precisa entender o que aquilo muda no filme.

8. Cronograma e entregas: datas de filmagem, prazos de pós (corte, cor, som, motion), rodadas de aprovação previstas e data final de entrega, com os formatos combinados (16:9, 9:16, cortes de 30/15/6 segundos, o que estiver no escopo).

Como conduzir a reunião

Quem apresenta é a dupla direção + produção: o diretor defende as escolhas criativas, a produção responde por prazo, logística e escopo. Passe pelos blocos na ordem do deck e colha a aprovação bloco a bloco — "casting aprovado? locação aprovada?" — em vez de deixar tudo para um "ok geral" no final, que nunca é tão ok quanto parece.

Se o cliente pedir uma mudança, classifique na hora: cabe no escopo e no prazo, ou é aditivo? Dizer isso na PPM é profissionalismo; descobrir depois é prejuízo — como mostramos na conta da precificação de diária.

A ata: o que sela a PPM

Logo após a reunião, envie por e-mail um resumo com o que foi aprovado, o que mudou e quem ficou responsável por cada pendência, com prazo. Peça confirmação. Essa ata é o documento que protege a produtora se, no fechamento, alguém lembrar diferente. A partir dela, o planejamento vira Ordem do Dia para a equipe.

Erros que mais se repetem

Apresentar uma única opção de casting ou locação (sem alternativa, toda objeção vira crise); levar referência genérica demais; não levar quem decide para a reunião — PPM sem o decisor do cliente é ensaio, não PPM; e o mais comum: não registrar as aprovações por escrito.